你在職場中有做「會議記錄」的習慣嗎？會議記錄不僅僅是文字的堆疊，也是確保團隊協作順暢的媒介。有效的會議記錄可以把討論事項清晰化，更是確保會議成果不被遺忘的利器，有助於團隊收斂目前方向，並拉出下一步待辦事項，也能讓未與會者快速掌握重點。
一個好的會議記錄該怎麼做？本文分享 3 大會議類型做會議記錄的技巧，並介紹會議記錄範本和好用的智能工具如 OpenAI Whisper、逐字稿軟體，利用 AI 加速完成會議記錄、節省時間，身為高效工作者的你一定要參考。
文章大綱一、會議記錄為什麼重要？了解會議記錄的 3 大目的
二、怎麼高效處理會議記錄？掌握 6 大元素和 3 個會議記錄技巧！
三、會議記錄 3 大範本 + AI 工具，讓你不間斷高效工作
一、會議記錄為什麼重要？了解會議記錄的 3 大目的會議記錄的重要性不僅僅在於「記錄」會議中的討論內容，更在於「協作」，確保團隊的合作順暢、方向明確。首先要釐清會議記錄的 3 大目的，才能夠幫助我們更有效運用它：
會議記錄 3 大目的確保會議目標明確：
會議記錄能夠確保會議的目的明確，使每位與會者心中有數。舉例來說，當團隊 kick off 討論新專案時，會議記錄將確保每個人都了解新專案的目標、時程和責任分配。
假設今天是新產品的開發會議，記錄下來的未來目標和重大執行事項：像是怎麼進行用戶訪談、如何做產品功能測試、何時產品正式上線等等，也可以幫助團隊成員在會議期間專注於核心任務，同時也使未來參與者對該目標有所了解。
促進共識和決策的達成：
透過共享會議記錄，團隊可以準確地記錄下會議收斂的過程和每個人的意見，進而快速掌握共識並明確設定下一步的行動計劃，讓即使會議結束後團隊也可以輕鬆回顧重點討論內容。
作為後續參與者的參考：
對於未參與到部分或全程會議的人員來說，會議記錄是他們跟上討論進度和結果的關鍵文件，有助於快速和其他成員的認知水平對齊，進而節省複述時間並保持整體團隊的一致性。
會議記錄 3 大目的：對齊會議目標、促進團隊共識和決策、方便後續其他成員參考
相反，如果會議記錄做得不好、甚至根本沒有會議記錄，將對個人和集體造成資源浪費。首先，不完整或不準確的會議記錄會導致資訊缺失，因資訊不透明而造成誤解，很容易影響到溝通和協作的效率和準確性。
如果會議記錄品質不佳，嚴重者還可能會影響團隊成員的參與度和積極性，降低團隊的凝聚力和工作效率，行動計劃和責任分配不清晰或不透明，可能會導致工作進度的延宕和混亂，影響了公司專案的推動和執行效率。
二、怎麼高效處理會議記錄？掌握 6 大元素和 3 個會議記錄技巧！
要高效處理會議記錄，我們需要掌握 6 大基本元素與 3 種常見的會議類型：
會議記錄 6 大基本元素會議日期和時間準確記錄會議舉行的日期和時間，確保時間線的準確性和歷史記錄的完整性，以利於回顧與追蹤。
與會人員名單記錄參與會議的所有人員姓名和職稱，以便確定參與者和各負責人角色。
討論內容和決策事項詳細記錄會議討論的主題、內容以及所做的決定，確保不會遺漏任何重要細節。
保持專注和即時記錄在會議中專注於主題，避免討論發散失焦，即時記錄重要討論內容和決策，以免遺漏重要資訊。
使用清晰而有組織的格式選擇清晰的格式和文件資訊層級來組織會議記錄，例如按照主題或行動項目分段、分類，以提高可讀性和理解性。
適當地標註和突出重點對於重要的討論內容或決策，使用標註或醒目標題來突出，以便自己跟其他人快速查閱和理解。
另外，針對不同的會議型態，建議採用區隔化的記錄方法，以下針對 3 大類會議種類、分別適合怎麼做會議記錄的技巧進行拆解：討論型會議、決策型會議、簡報型會議。
3 大會議種類和記錄技巧
3 大會議種類各有不同紀錄技巧1. 討論型會議
會議記錄方法：
捕捉各種意見和觀點：在會議記錄中重點記錄不同與會者的意見、提出的問題以及討論的各個觀點。整理主題性摘要：將討論內容分為不同的主題或議題，並編寫主題性摘要，清晰地呈現每個主題的討論內容。記錄討論流程：捕捉討論的流程和動態，例如提問、回答、辯論等，以便後續的回顧和分析。案例：像是設計團隊討論「我們的新產品設計希望傳遞哪些理念與價值？」、人資團隊討論「我們可以導入哪些系統來創造多元共融的工作環境？」
2. 決策型會議
會議記錄方法：
確定行動計劃和責任人：專注於記錄會議中做出的決策和確定的行動計劃，包括任務分配和負責人。詳細記錄決策過程：記錄決策的過程和背景資料，以及討論過程中提出的各種選擇和考慮因素。跟進和評估：在會議記錄中包括後續的跟進計劃和評估方式，確保決策的執行和效果。案例：像是行銷團隊討論「下一季的兩百萬預算應該要分配在哪些項目上？」、商務團隊討論「哪類型產業客戶的開發價值最大？」
3. 簡報型會議：
會議記錄方法：
記錄主要內容和提出的問題：專注於記錄簡報中提到的主要內容、要點和問題，確保會議記錄反映了簡報的重點。摘要性記錄：以摘要的形式記錄簡報內容，突顯每個主題的要點和重要資訊。提出後續行動：記錄提出的問題和可能需要進行的行動，並確定負責人和時間表。案例：像是產品團隊對焦「軟體新功能開發的目標與預計進程 」、銷售團隊向客戶提案「我們服務的導入方式和各級定價方案」
掌握這些元素和技巧，可以幫助我們更加高效地處理會議記錄，確保不僅完整記錄了會議內容，而且有助於後續的溝通和行動執行。
三、會議記錄 3 大範本 + AI 工具，讓你不間斷高效工作！在一切都朝數位化發展的時代，智能工具成為新世代工作者提升效率的關鍵。以下分享高效做會議記錄的智能工具與相關資源：
3 大會議記錄範本 + AI 工具會議記錄範本 ＋ AI 工具！基礎範本資源
基礎範本資源如 Notion、Microsoft 和 Canva 等平台提供了各種會議記錄範本。這些範本已經為你設計好了會議記錄的基本結構，包括會議日期、時間、參與者、議程、討論內容等等，你只需要填入具體的內容即可。套用模板就能大幅節省你設計會議記錄文件格式的時間，讓你可以專注於記錄會議的核心內容。
智能逐字稿工具
智能逐字稿工具如雅婷逐字稿、Vocol.ai、OpenAI Playground、OpenAI Whisper、Good Tape 等工具，能夠自動將會議的語音內容轉換成文字。
利用逐字稿工具，就不需要在會議中瘋狂打字、怕漏聽任何細節，只需要將會議錄音然後讓工具幫你轉寫，就可以確保不至於錯過任何重要的討論內容，還可以讓你在會議中更專注於參與討論和貢獻意見。
智能摘要工具
智能摘要工具如 ChatGPT、Tactiq 等，這些工具可以自動生成會議的摘要，對於大型或冗長的會議來說更有運用價值。你不需要花時間去整理會議記錄、自行收斂會議的重點，工具就能自動化幫你完成大約五成以上的摘要架構。
智能整合性管理工具
最後，智能整合性管理工具如 Otter.ai、Microsoft Teams + Microsoft 365 Copilot、Clickup、Fireflies.ai + Asana 等工具，這些工具可以幫助你整合和管理會議記錄。
集中在一個平台上查看和管理所有的會議記錄，不需要在各種不同的平台和工具之間切換，對於提高你的工作效率也會加分。
有效的會議記錄是企業高效運作的催化劑，透過了解會議記錄的目的、掌握處理技巧並搭配智能工具，你將能夠事半功倍地執行會議記錄，不僅為自己節省時間，更提高團隊協作效能。無論是基礎的會議記錄範本還是進一步的 AI 工具建議都雙管齊下運用，在不同層次上滿足你的需求，讓自己成為一位高效工作者！
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